個人情報について
株式会社グリーナにおける個人情報の取り扱いについて
株式会社グリーナ（以下「当社」といいます）では、お客様の個人情報を保護し適切な取り扱い行うことが当社の事業活動の基本であり社会的責務であると考えています。
当社では、以下の通り「個人情報保護方針」を制定し、これに従い個人情報の重要性を認識し、全社において個人情報保護活動を推進しています。
・株式会社グリーナ「個人情報保護方針」
・個人情報の利用目的 （個人番号及び特定個人情報を除く）
・個人情報の開示等の請求に応じる手続きに関する事項
・お問い合わせの受付窓口に関する事項
・個人番号及び特定個人情報の取扱いについて
・保有個人データの安全管理のために講じた措置について
株式会社グリーナ「個人情報保護方針」
当社は、現在の高度情報社会において個人情報の適正な利用の重要性を認識し、特に顧客より多量の個人情報を含む電子データの利用業務に関する委託をうける部門については、外部内部監査等の実施により顧客からの信頼を高め、個人情報の保護措置に関するセキュリティレベルの向上ならびに継続的な改善に努め、以下の方針に基づき個人情報を適切に扱うことを宣言します。
１． 法令等の遵守
当社は『個人情報の保護に関する法律』、『行政手続きにおける特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律』、『個人情報保護マネジメントに関する要求事項（JIS Q15001）』、個人情報の取扱に関する法令、国が定める指針及びその他の規範を遵守します。
２． 個人情報保護マネジメントシステムの構築と継続的改善
当社で取り扱う全ての個人情報を適切に取り扱うために、当社制定の『個人情報保護基本規程』に準拠した個人情報保護マネジメントシステムを確立、実施、維持し、継続的な改善を行います。
３． 社内体制の確立及び教育の徹底
当社は、個人情報保護マネジメントシステムを効果的に実行するために社内に個人情報保護管理責任者を任命し、この統制の下、社内に個人情報保護管理者・安全管理責任者を配置し、適切な管理を実施します。
また、役員及び社員等には個人情報の保護及び適正な管理方法の研修を行い、これらの重要性を認識させるとともに、個人情報保護活動の徹底を図ります。
４． 個人情報の適正な管理
当社は以下の通り、個人情報の適正な管理を行います。
（１）個人情報の取得にあたっては、事前にその目的を明らかにします。取得は適法かつ公正な手段によって行い、収集した個人情報はその目的の達成に必要な範囲内で利用します。また目的外利用を行わないための措置を講じます。
（２）法令に定める場合を除き、原則、本人の同意を得ることなく個人情報を第三者に提供することはいたしません。
（３）個人情報の正確性を維持し、漏えい、滅失又はき損等を防止するために安全管理措置を講じるとともに情報セキュリティ向上、是正を継続的に実施し、委託先への適切な監督を実施します。
（４）本人が自己の個人情報についての利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止などを求める権利を有していることを尊重し、これらに関する要求があった場合は速やかに対処します。
（５）当社の個人情報の取り扱いに関する苦情及び相談が発生した場合には、速やかに誠意をもって対応します。
５． 安全管理措置の実施
当社は、以下の登録を受けて、必要な企画を充足した安全管理措置を実施します。
・ プライバシーマーク付与登録
問い合わせ先： 【個人情報に関する受付窓口】
〒970-8045 福島県いわき市郷ヶ丘1-1-1
TEL/FAX 0246－38－3094
Eメール info@greena.co.jp
株式会社グリーナ 担当： 個人情報保護管理者 酒井 清
制定・改定履歴
2013年7月1日制定
2016年9月30日改定
株式会社グリーナ 代表取締役社長 酒井 清
個人情報の利用目的 （個人番号及び特定個人情報を除く）
１．取引先ご担当者に関する個人情報
（１）委託元・委託先への業務上の連絡のため
２．役員及び従業員（正社員・パート・嘱託社員）に関する個人情報
（１）人事・教育管理
（２）勤務管理
（３）給与・賞与などの管理
（４）福利厚生（健康保険、厚生年金等）
（５）健康管理（法定健康診断等）
（６）安全管理
（７）官公庁等への対応
（８）苦情等に関する対応
３．退職した社員で、法令に基づく保管期限にある個人情報
（１）法律等に基づく手続き
（２）その他当社が必要とする業務
４．当社への採用応募者（採用辞退者を含む）
（１）本人確認
（２） 採用応募の選考のための利用
役員、従業員（正社員・パート・嘱託社員）、採用応募者に関する個人情報の提供について
当社は役員、従業員、採用応募者の個人情報を本人の同意なく第三者には提供致しません。提供する必要性が生じた場合には改めて本人に提供目的、提供先、提供の同意を得ることとします。
但し、以下の場合はこの限りではありません。
（１）予め、本人に必要事項を通知または明示し、本人の同意を得ているとき
（２）法令に基づく場合・本人並びに第三者の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合
（３）公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合
（４）国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合で、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼす恐れがあるとき
従業員の個人情報の委託に関して
当社は、以下の場合に、役員、従業員の個人情報を委託することがあります。
従業員情報の第三者への提供、漏えい、滅失またはき損を防止するため委託先とは「個人情報取り扱いに関する覚書」を締結しております。
（１）従業員の所得控除、年末調整などの手続き
（２）厚生年金・保険加入などの手続きを行う場合
（３）給与・賞与 報酬支払い業務など
個人情報の開示等の請求に応じる手続きに関する事項
当社の保有個人データ又は第三者提供記録に関する開示等の請求については、次の要綱で受け付けます。
なおこの方法によらない求めには応じられない場合がありますので、ご了承ください。
１．開示等の手続き
「個人情報開示申請書」の①から③を記入のうえ、下記必要書類を添えて「個人情報お問い合わせ窓口」宛て郵送又は直接持参にてお申し出下さい。
※下記のご提出いただく「ご本人確認書（住民票または外国人登録証明書」及び「身分証明書（運転免許証、保険証、パスポート等）の写し）」につきまして、本籍地が記載されている場合は、その箇所を塗り潰してからご提出ください。
【必要事項】
（１）本人さまがご請求される場合
ａ）「住民票または外国人登録証明書」及び「身分証明書（運転免許証、保険証、パスポート等）の写し」
（２）代理人さまがご請求される場合
ａ）ご本人さまに関する本人確認書（「住民票または外国人登録証明書」及び「身分証明書（運転免許証、保険証、パスポート等）の写し」
ｂ）代理人さまに関する本人確認書（「住民票または外国人登録証明書」及び「身分証明書（運転免許証、保険証、パスポート等）の写し」
ｃ）ご本人さまによる委任状（ご本人さまによる捺印と当該印鑑の印鑑登録証明書
様式：「個人情報開示申請書」 、「委任状」
２．手数料について
手数料は不要です。
お問い合わせの受付窓口に関する事項
当社が保有する個人情報の取り扱いに関するお問い合わせにつきましては、下記までご連絡ください。
【個人情報に関する受付窓口】
〒970-8045 福島県いわき市郷ヶ丘1-1-1
TEL/FAX 0246－38－3094
Eメール info@greena.co.jp
株式会社グリーナ 担当：個人情報保護管理者 酒井 清
制定・改定履歴
2014年1月18日制定
2016年9月30日改定
個人番号及び特定個人情報の取扱いについて
以下、『個人番号及び特定個人情報』は『特定個人情報等』と称します。
１．特定個人情報等の利用目的について
当社で保有する特定個人情報等の利用目的は次の事務の範囲です。
・報酬、料金、契約金、及び賞金の支払調書作成に係る事務
・不動産の使用料等の支払調書作成に係る事務
なお、お客様から直接書面にて記載されたお客様特定個人情報等をお預かりする場合は、個人情報保護法18条第4項各号に該当する場合を除き、その都度、利用目的を明示させていただきます。 ただし、番号法第29条第3項で読み替える個人情報保護法第16条第3項第1号又は第2号にあたる場合はこの限りではありません。
２．特定個人情報等の第三者への提供について
当社は、特定個人情報等を第三者提供しません。ただし、番号法19条各号に定める場合には、事前に本人の同意を得ることなく、必要な特定個人情報等を関係する第三者に提供すること、又は、関係する第三者から必要な特定個人情報等の提供を受けることがあります。
３．特定個人情報等の共同利用に関する事項について
当社は、お客様からお預かりしている特定個人情報等を、特定の者との間で共同利用することはいたしません。
４．「特定個人情報等」に関するお問合せについて
当社がお預かりした特定個人情報等の開示等の求め及び特定個人情報等の取扱に関するご相談については、【個人情報に関する受付窓口】までご連絡いただきますようお願いいたします。
なお、特定個人情報等の開示等のご請求にあたっては、当社所定の申請書「個人情報開示申請書」・法令や国が定めるお客様ご本人及び代理人であることの確認書類（一部開示手続きに必要です）等を弊社に提出していただきますのでご了承願います。ご請求に関する手数料は不要です。
ただし、当社が、次のいずれかに該当すると認めた場合は、当該確認内容に関わる特定個人情報等の全部または一部について、回答できない場合がございます。
・お客様から頂いた、申請手続きに不備があるとき
・ご請求の特定個人情報等について、当社が所有する特定個人情報等データベースに存在しないとき
・お客様、または第三者の生命、身体、財産及びその他の権利利益を害する恐れがあるとき
・開示等することによって、当社の適正な業務遂行に著しい支障を及ぼす恐れがあるとき
・開示等することによって、他の法令に違反することになるとき
※｢特定個人情報等」に関するお問合せでお預かりした特定個人情報等は、お問合せへの対応に必要な範囲でのみ取り扱うものとします。
個人情報保護管理責任者 酒井 清
制定・改定履歴
2016年9月30日制定
2022年4月1日改定
当社の所属する「認定個人情報保護団体」について
当社では、「個人情報の相談窓口」を設け、お客様並びに従業員からのお問合せや苦情等をお受けしておりますが、当社の対応に対して苦情や解決を必要とされる場合等、下記の団体「認定個人情報保護団体事務局」まで直接お申出ください。
【認定個人情報保護団体の名称及び、苦情の解決の申出先】
１．認定個人情報保護団体の名称
一般財団法人日本情報経済社会推進協会
２．苦情の解決の申出先
認定個人情報保護団体事務局
＜住所＞
〒106-0032 東京都港区六本木一丁目9番9号 六本木ファーストビル内
＜電話番号＞
03－5960－7565
0120－700－779
※上記は当社の商品・サービスに関する問い合わせ先ではございません。
保有個人データの安全管理のために講じた措置について
「個人情報保護方針」に基づき、個人情報の取扱い係る基本事項を定めた規程を策定し、個人データの安全管理のために講じるべき必要かつ適切な措置について、以下のとおり定めております。
１. 組織的安全管理措置
保有個人データの取扱いは、個人情報保護体制に則り、個人情報保護管理者、個人情報保護監査責任者、教育責任者を設置し、業務内容に応じて、漏えい、滅失又は毀損の防止策を講じるとともに、保有個人データの取扱者の教育や情報の漏えい事案に係る報告等の体制を整備しております。
また、保有個人データの取扱部署は、その取扱い状況を確認できる手段として取扱台帳等を作成し、所定の記録を行っております。
２. 人的安全管理措置
社員の雇用契約時において、保有個人データに係る機密保持誓約書を締結するとともに、雇用後においても、保有個人データ管理責任者が社員に対し、保有個人データの安全管理に係る必要かつ適切な教育・研修を行っております。
３. 物理的安全管理措置
不法侵入・情報持出し等を防止するため、入退室管理を行うとともに、保有個人データを含む文書・データは施錠保管や暗号化・パスワードによる保護等を行い、保有個人データを取扱う機器は固定化する等の盗難又は紛失等を防止するための措置を講じております。
４. 技術的安全管理措置
保有個人データを取扱う情報システムへのアクセス制御、不正アクセス等の防止策、パスワードによる保護等の情報漏えい防止策並びに情報システムの監視等の措置を講じております。